Definición
La Gobernanza de propuestas es el conjunto interno de reglas, puertas de aprobación y flujos de trabajo que utiliza una empresa para controlar la calidad, el riesgo y la rentabilidad de las propuestas y contratos salientes antes de que lleguen al cliente.
Explicación
Si una empresa de servicios profesionales carece de gobernanza de propuestas, el caos se apodera de la organización.
Sin puertas de aprobación estrictas, un ejecutivo de cuentas que se enfrenta a una fecha límite de cuota podría ofrecer un descuento del 30% sobre la Tarifa, prometer un plazo de entrega de 2 meses para un proyecto de 4 meses y aceptar una responsabilidad ilimitada. El representante obtiene su comisión; el equipo de entrega se enfrenta a un proyecto imposible; la empresa pierde dinero.
La gobernanza de propuestas garantiza que un acuerdo sea comercialmente viable antes de que la empresa se comprometa legalmente con él.
Las puertas de aprobación principales
Un proceso de gobernanza sólido suele contar con tres puertas obligatorias:
- La puerta de Licitación/No licitación (Bid/No-Bid): Antes de invertir recursos en redactar la propuesta, la dirección debe aprobar que el acuerdo sea ganable y estratégico. (Ver Decisión de Licitación/No licitación).
- La puerta de Solución y Estimación: Antes de aplicar los precios, los responsables de Entrega o Ingeniería deben aprobar formalmente que la solución técnica funciona y que las horas estimadas son realistas.
- La puerta Comercial: Antes de enviar la propuesta, Finanzas y Legal deben aprobar los márgenes finales, los descuentos y los términos de riesgo.
Lista de verificación comercial para la gobernanza
- Separación de funciones: ¿La persona que vende el acuerdo es diferente de la persona que aprueba las estimaciones? (Nunca permita que Ventas estime sus propias horas de entrega).
- Reglas de descuento: ¿Existe una matriz de aprobación estricta y escalonada para los descuentos?
- Términos estandarizados: ¿Tiene la empresa posiciones de respaldo preaprobadas para disputas legales comunes (por ejemplo, propiedad intelectual, condiciones de pago)?
- Revisión post-mortem: ¿Existe un proceso para comparar los márgenes vendidos frente a los márgenes entregados con el fin de perfeccionar las futuras reglas de gobernanza?
Conceptos relacionados
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¿Por qué los equipos de ventas se resisten a la gobernanza de propuestas?+
Los equipos de ventas suelen recibir una compensación basada en los ingresos brutos, por lo que su incentivo es ganar el contrato a cualquier precio, a menudo mediante grandes descuentos o aceptando plazos inalcanzables. La gobernanza introduce una fricción que ralentiza su velocidad de ventas.
¿Qué es una matriz de 'DOA' (Delegación de Autoridad)?+
Un documento que detalla exactamente quién en la organización tiene la autoridad para aprobar riesgos comerciales específicos (por ejemplo, un vicepresidente de ventas puede aprobar un descuento del 10%, pero un descuento del 20% requiere la aprobación del director financiero).