Definitie
Voorstelbeheer (Proposal Governance) is de interne set regels, goedkeuringspoorten en workflows die een bedrijf gebruikt om de kwaliteit, het risico en de winstgevendheid van uitgaande voorstellen en contracten te controleren voordat ze de klant bereiken.
Uitleg
Als een professionele dienstverlener geen voorstelbeheer heeft, is het hek van de dam.
Zonder strikte goedkeuringspoorten kan een malafide Account Executive die tegen een quotumdeadline aanloopt, 30% korting bieden op de Tariefkaart, een levertijd van 2 maanden beloven voor een project van 4 maanden, en onbeperkte aansprakelijkheid accepteren. De verkoper krijgt zijn commissie; het uitvoeringsteam krijgt een onmogelijke klus; het bedrijf verliest geld.
Voorstelbeheer zorgt ervoor dat een deal commercieel levensvatbaar is voordat het bedrijf zich er juridisch aan verbindt.
De belangrijkste goedkeuringspoorten
Een robuust beheerproces bevat doorgaans drie verplichte poorten:
- De Bid/No-Bid poort: Voordat er middelen worden besteed aan het schrijven van het voorstel, moet het management goedkeuren dat de deal winbaar en strategisch is. (Zie Bid/No-Bid Beslissing).
- De Oplossings- & Schattingspoort: Voordat prijzen worden toegepast, moeten de Delivery- of Engineering-leads formeel tekenen dat de technische oplossing werkt en de geschatte uren realistisch zijn.
- De Commerciële poort: Voordat het voorstel wordt ingediend, moeten Financiën en Juridische zaken de uiteindelijke marges, kortingen en risicovoorwaarden goedkeuren.
Commerciële checklist voor beheer
- Scheiding van taken: Is de persoon die de deal verkoopt een ander dan de persoon die de schattingen goedkeurt? (Laat Sales nooit hun eigen leveringsuren schatten).
- Kortingsregels: Is er een strikte, gelaagde goedkeuringsmatrix voor kortingen?
- Gestandaardiseerde voorwaarden: Heeft het bedrijf vooraf goedgekeurde fallback-posities voor veelvoorkomende juridische geschillen (bijv. intellectueel eigendom, betalingsvoorwaarden)?
- Post-mortem evaluatie: Is er een proces om de verkochte marges te vergelijken met de gerealiseerde marges om toekomstige beheersregels te verfijnen?
Gerelateerde concepten
Plak een alinea. Wij markeren de lekken live.
Waarom verzetten verkoopteams zich tegen voorstelbeheer?+
Verkoopteams worden doorgaans beloond op basis van de bruto-omzet, dus hun prikkel is om de deal tegen elke prijs binnen te halen, vaak door zwaar te korten op de prijs of akkoord te gaan met onhaalbare tijdlijnen. Beheer introduceert frictie die hun verkoopsnelheid vertraagt.
Wat is een 'DOA' (Delegation of Authority) matrix?+
Een document dat precies omschrijft wie in de organisatie de bevoegdheid heeft om specifieke commerciële risico's goed te keuren (bijv. een VP Sales kan een korting van 10% goedkeuren, maar voor een korting van 20% is de CFO vereist).