RFI (בקשת מידע) — הגדרה ואסטרטגיה

הגדרה

בקשת מידע (RFI - Request for Information) היא מסמך רכש מקדמי המופץ על ידי ארגון כדי לאסוף מידע כללי על היכולות, המתודולוגיות והפתרונות הזמינים של ספקים בשוק. הוא משמש לעיצוב האסטרטגיה של הקונה לפני ניסוח RFP (בקשה להצעות מחיר) רשמי.

הסבר

ה-RFI הוא הזדמנות הזהב במכירות B2B לארגונים גדולים.

כאשר קונה מפרסם RFI, הוא בעצם מודה: "יש לנו בעיה, אבל אנחנו לא יודעים מספיק על השוק כדי לדעת מה בכלל לבקש."

אי-מענה ל-RFI בדרך כלל פוסל אותך מלקבל את ה-RFP שיבוא לאחר מכן. אך חשוב מכך, מענה ל-RFI מעניק לך פתח אסטרטגי להטות את ה-RFP לטובתך (Hardwiring the RFP).

הטיית ה-RFP

המטרה של מענה ל-RFI היא לא למכור את המוצר או השירות שלך באופן ישיר. המטרה היא לחנך את הקונה לגבי הקריטריונים שעליהם להשתמש כדי להעריך ספקים בשלב הבא.

על ידי הדגשת החוזקות הייחודיות שלך כ"סטנדרט מקובל בתעשייה", באפשרותך להשפיע על הקונה לכתוב את הדרישות הללו בדיוק לתוך ה-RFP — ובכך למעשה לחסום את המתחרים שלך עוד לפני שהמכרז מתחיל.

רשימת תיוג מסחרית למענה ל-RFI

בעת מענה ל-RFI, התמקד בחינוך ובידול במקום במכירה אגרסיבית:

1. ענה על השאלות, אך הרחב את היקף הדיון: אם הקונה שואל שאלה צרה, ענה עליה, אך נצל את ההזדמנות להסביר מדוע נדרשת גישה רחבה יותר.
2. שתול "מוקשים" למתחרים: הדגש את הסיכונים הכרוכים בגישות שאתה יודע שהמתחרים שלך משתמשים בהן. (למשל: "כל ספק שמשתמש במודלים של אספקה מחוץ למדינה בלבד עומד בפני סיכוני ציות משמעותיים בסביבה רגולטורית זו.")
3. הימנע מפירוט מחירים: RFI אינו מיועד לתמחור. ספק טווחי תקציב רחבים (למשל: "100 אלף עד 250 אלף דולר, תלוי במורכבות") במקום הצעות מחיר מדויקות, שעלולות לשמש נגדך מאוחר יותר.
4. הצע סדנת אפיון (Discovery Workshop): השתמש במענה ל-RFI כ"קרס" כדי להבטיח פגישה עם בעלי העניין ולעזור להם "לדייק את הדרישות שלהם".

מושגים קשורים

• RFP (בקשה להצעות מחיר)
• RFQ (בקשה להצעת מחיר/מחירון)
• החלטת השתתפות במכרז (Bid/No-Bid)